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藍光啟用高管線上預約管理平臺,信息化助力高效辦公

2019年04月02日  來源:藍光BRC

對一個企業來說,高效的協作是保持良好發展、基業長青的重要基石。

為了更加高效、合理的預排各單位向公司高管匯報工作的時間,解決人員排會時間不固定、等會時間長等問題,藍光綜合管理辦公室聯合網信創新中心進行了系統性的技術開發,對現有辦公平臺進行專項優化。2019年3月底,藍光內部高管線上預約管理平臺正式上線試運行。


打破單點服務 建立共享平臺


作為給高管提供支持服務的綜合平臺,藍光秘書體系于2019年一季度,對業務匯報工作進行了專項調研,并提出了相應的信息化解決方案。

在高管線上預約管理平臺上線之前,內部匯報業務常常事倍功半。80%以上的秘書至少需要使用3種以上的溝通渠道進行工作對接;46%的預約申請都會有一定調整,需要秘書多次確認;僅有5%的秘書對目前的預約方式表示基本滿意。

匯報單位可能會通過多種途徑(電話、辦公軟件、微信、當面交流)等形式分別向各個高管秘書提交預約需求,造成了信息重復傳遞以及多個參會高管之間信息無法高度互通的情況。

而高管線上預約管理平臺的建立,打破片面孤立的單點服務,著眼于全局,通過線上流程將整個匯報預約信息形成共享平臺,統一通過線上途徑進行申請,一鍵通知至參會人員,并可以模塊化的進行時間管理。


減少重復工作大大提高效率


平臺上線后,作為藍光秘書體系的一員,他們都這么說:

劉東競:使用便捷,及時信息交圈

高管線上預約管理平臺上線后可以較好的改善過往秘書在編制日程上的重復工作,使秘書可以將精力更好地投入到領導關注的重要工作中。

線上系統在使用界面上相對于傳統表格有更強的優勢性,線上存檔功能、議程拖動排序功能、會議預約系統同步、高管間議程同步功能等多項功能可大大提高工作效率。同時,通過預約系統可以確保預約人及參與人做到二次審核預約匯報內容的效果。

除此之外,在新增的通知系統上具有預約人一鍵通知功能,可以更便捷地做到對多項會議參會人進行整體通知,非常適用于由于前序議程延后對后續所有會議的影響處理。

張文迪:規范化操作,高效助推工作

高管線上預約管理平臺的上線為預約高管工作匯報進行了系統性的規范,通過信息的完善與固化流程,能完整的了解到時間、具體事項,并且保證了資料的完整性,提升了會議效率。

同時,線上平臺的綜合管理操作很便捷,便于隨時處理日程,避免會議漏排,提高溝通效率。


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下一步:從PC端到手機端


下一步,藍光高管線上預約管理平臺將進行更多的功能迭代。新版本里將面向秘書體系所有員工開通,統一使用日程系統,達到線上信息共享、一鍵同步。同時,除了在平臺系統的PC端開放,也將逐步在手機端進行試點,無論使用何種設備、身在何處,都能為其提供高效工作的保障。

在這個時代,數字化、智能化辦公將全方位賦能企業的所有職能工作及業務發展,藍光人的互聯網思維也應用在各項事務性工作上,運用科技的力量,為工作賦能,助推公司經營管理發展。


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